अगर आपने नया बिज़नेस शुरू किया है, तो आप शुरुआती कुछ दिनों तक अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर की बजाय एक्सेल शीट की मदद से अपने बिज़नेस की अकाउंटिंग को मैनेज़ कर सकते हैं। लेकिन, समय के साथ बिज़नेस बढ़ने लगता है और ग्राहकों एवं सप्लायर्स की संख्या भी बढ़ जाती है। इस स्थिति में एक्सेल शीट पर मैनुअल एंट्री करके बिज़नेस की अकाउंटिंग को मैनेज़ करना बहुत मुश्किल होता है। ऐसा इसलिए होता है, क्योंकि बिज़नेस बढ़ने के साथ वित्तीय गतिविधियों में गलती की संभावना बढ़ जाती है। साथ ही इसमें समय भी बहुत ज़्यादा खर्च होता है। यही वह समय है, जब बिज़नेस को सही तरीके से चलाने के लिए अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर ज़रूरी हो जाता है।
हर छोटे बिज़नेस के पास ऑनलाइन अकाउंटिंग की सुविधा प्रदान करने वाला सॉफ़्टवेयर होना चाहिए। आख़िर क्यों वर्तमान में अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर बिज़नेस के लिए एक विकल्प की बजाय आवश्यकता बन गए हैं। इस ब्लॉग में हम बात करेंगे कि अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर क्या है और कैसे यह छोटे बिज़नेस को लाभ पहुंचाते हैं।
अकाउंटिंग सॉफ्टवेयर क्या है?
यह एक उपकरण है, जो बिज़नेस की अकाउंटिंग प्रक्रिया को आसान बनाने के साथ ही उसे डिजिटल बनाता है। इसके माध्यम से अकाउंटिंग संबंधी सभी कार्यों को एक ही जगह मैनेज़ किया जा सकता है। ज़रा एक बार सोच के देखिए कि आपके पास एक ऐसा सॉफ़्टवेयर है, जिसकी मदद से आप अपने बिज़नेस की महत्वपूर्ण रिपोर्ट्स जैसे लाभ और हानि रिपोर्ट, कैशफ़्लो रिपोर्ट आदि सब मोबाइल पर बनाकर उन्हें देख सकते हैं। क्या यह घंटों के काम को मिनटों में नहीं करता है? क्या यह आपके जीवन को आसान नहीं बनाता है? यही वजह है कि वर्तमान में अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर छोटे बिज़नेस के लिए एक विकल्प की बजाय आवश्यकता बन गए हैं।
छोटे बिज़नेस के लिए अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर के लाभ
अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर छोटे बिज़नेस के अकाउंटिंग संबंधी दैनिक कार्यों को तेज और आसान बनाते हैं। साथ ही ये व्यवसायी के जीवन को आसान बनाकर बिज़नेस को तेज़ी से सफल बनाने में भी मदद करते हैं। नीचे अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर के 5 प्रमुख लाभों के बारे में बताया गया है:
1. अपने कैशफ़्लो को बेहतर तरीक़े से मैनेज़ करें
वर्तमान में ऑनलाइन अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर की मदद से वास्तविक समय में आय और व्यय को ट्रैक किया जा सकता है। इससे बिज़नेस की वित्तीय स्थिति को बेहतर तरीक़े से समझा और उसी के आधार पर बिज़नेस के भविष्य के लिए निर्णय लिया जा सकता है। उदाहरण के लिए किसी सप्लायर्स से बेहतर डील मिलने पर अचानक किसी वस्तु या सेवा में निवेश करने की ज़रूरत पड़े, तो आप अपनी वर्तमान वित्तीय स्थिति की मदद से समझ सकते हैं कि क्या आप उस अनियोजित निवेश (Unplanned investment) को करने योग्य है या नहीं।
2. अपने वित्तीय रिकॉर्ड व्यवस्थित करें
अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर की मदद से छोटे व्यवसायी दैनिक/मासिक आधार पर लाभ और हानि रिपोर्ट तैयार कर सकते हैं। अकाउंटिंग रिपोर्ट्स अलग-अलग समय अवधि के अनुसार व्यवस्थित की जाती हैं, इसलिए आवश्यकता पड़ने पर आप आवश्यक वित्तीय जानकारी को आसानी से ट्रैक कर सकते हैं और उन्हें प्राप्त कर सकते हैं। यह आपके वित्त का एक साफ़-सुथरा रिकॉर्ड रखता है और बिज़नेस बढ़ाने संबंधी निर्णयों और ऑडिट आदि के मामलों में उनका उपयोग किया जा सकता है।
3. मैनुअल गलतियों से छुटकारा पाएं
रोज़ाना अपने बिज़नेस के लेन-देन की मैनुअल एंट्री करते समय कई बार एक ही एंट्री दो बार हो जाना आम गलती है। वहीं, जब आप अपने बिज़नेस की अकाउंटिंग को सॉफ़्टवेयर की मदद से करते हैं, तो ऐसी गलतियों की संभावना बिल्कुल न के बराबर होती है। अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर को इस तरह से डिज़ाइन किया गया होता है कि गलत एंट्री होने पर तुरंत पता चल जाता है। इस तरह आप सुनिश्चित कर सकते हैं कि आपके वित्तीय रिकॉर्ड बिना किसी गलती के बिल्कुल सटीक हैं।
4. बेहतर सुरक्षा
छोटे बिज़नेस के लिए डिज़ाइन किए गए अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर या अन्य अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर सुरक्षा का पूरा ध्यान रखते हैं। ऐसे में आपको अपने संवेदनशील (Sensitive) वित्तीय डाटा की सुरक्षा को लेकर चिंतित होने की आवश्यकता नहीं है। आप अपने बिज़नेस की जो भी जानकारी अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर पर रखते हैं, वे पूरी तरह से सुरक्षित होती हैं।
5. समय बचाएं
छोटे बिज़नेस की अकाउंटिंग जब ऑनलाइन सॉफ़्टवेयर की मदद से की जाती है, तो इसमें बहुत ज़्यादा समय बचता है। इसकी मदद से खर्चों पर नज़र रखने जैसे कुछ अकाउंटिंग कार्य ऑटोमेट किए जा सकते हैं। ऐसे दोहराए जाने वाले कार्यों को ऑटोमेट करके काफ़ी क़ीमती समय बचाया जा सकता है और उसका उपयोग बिज़नेस को आगे बढ़ाने में किया जा सकता है।
छोटे बिज़नेस के लिए अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर समय और मेहनत बचाने में काफ़ी मदद करते हैं। इसके साथ ही इनकी मदद से पैसे भी बचाए जा सकते हैं, क्योंकि ऑनलाइन अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर का उपयोग करने पर बिज़नेस की अकाउंटिंग को मैनेज़ करने के लिए अलग से कर्मचारी रखने की आवश्यकता नहीं होती है। इनकी सहायता से बिज़नेस की दैनिक अकाउंटिंग संबंधी कार्यों को आसानी से और तेज़ी से मैनेज़ किया जा सकता है। MyBusiness भी छोटे बिज़नेस की अकाउंटिंग संबंधी कार्यों को आसान बनाती है। इसके बारे में ज़्यादा जानने के लिए आज ही ऐप एक्सप्लोर करें।