कागज़ के बिलों के ढेर को संभालना और बिज़नेस संबंधी लेन-देन को ट्रैक करने के लिए उन्हें संयोजित करने में काफ़ी समय खर्च होता है। एक व्यवसायी के रूप में आप ऐसा नहीं करना चाहते हैं, लेकिन साथ ही आप अपने बिज़नेस संबंधी सभी लेन-देन पर नज़र भी रखना चाहते हैं। ऐसे में यह सवाल उठना जायज़ है कि क्या ऐसा संभव है? जी हां, इसे संभव बनाती है डे बुक रिपोर्ट। इस ब्लॉग में हम डे बुक रिपोर्ट और बिज़नेस में इसके महत्व के बारे में विस्तार से चर्चा करेंगे।
डे बुक रिपोर्ट क्या होती है?
डे बुक रिपोर्ट बिज़नेस की महत्वपूर्ण रिपोर्ट्स में से एक है। ये एक विशिष्ट समय के भीतर होने वाले प्रत्येक बिज़नेस संबंधी लेन-देन की विस्तृत डिटेल्स प्रदान करती है। इसका नाम भले ही डे बुक रिपोर्ट है, लेकिन इसमें सभी वित्तीय (Financial) लेन-देन को साफ़-सुथरे और विस्तृत तरीके से देखा जा सकता है। इसलिए ये बिज़नेस संबंधी लेन-देन को ट्रैक करने और उनके प्रदर्शन का आकलन करने के लिए ज़्यादा संगठित तरीका प्रदान करती है।
डे बुक रिपोर्ट का उद्देश्य
डे बुक रिपोर्ट में आपके बिज़नेस में होने वाले प्रत्येक लेन-देन की विस्तृत जानकारी होती है। ये आपके बिज़नेस के लिए महत्वपूर्ण फाइनेंशियल स्टेटमेंट विकसित करने के लिए आवश्यक होती है। इनमें से कुछ बैलेंस शीट, इनकम स्टेटमेंट आदि हैं। इसके साथ ही, इनका उपयोग बैंक और दूसरे फ़ाइनल स्टेटमेंट को एक दूसरे से मैच कराने के लिए किया जाता है। डे बुक में बिज़नेस संबंधी सभी लेन-देन शामिल होते हैं, इसलिए अपने बैंक और अन्य स्टेटमेंट को मैच करते समय आप यह भी क्रॉस चेक कर सकते हैं कि सभी बैंक स्टेटमेंट सही हैं या नहीं।
डे बुक रिपोर्ट के प्रकार
बिज़नेस में होने वाले विभिन्न प्रकार के लेन-देन के अनुसार, डे बुक भी अलग-अलग प्रकार के होते हैं। बिज़नेस में सामान्य तौर पर उपयोग होने वाली कुछ डे बुक रिपोर्ट्स के प्रकार निम्न हैं:
1. पर्चेस डे बुक
उधार पर ख़रीदे गए सभी सामान को पर्चेस डे बुक में दर्ज़ किया जाता है।
2. सेल्स डे बुक
उधार पर बेचे गए सभी सामान को सेल्स डे बुक में दर्ज़ किया जाता है।
3. पर्चेस रिटर्न डे बुक
सप्लायर्स को वापस लौटाए गए माल का रिकॉर्ड पर्चेस रिटर्न डे बुक में दर्ज़ किया जाता है।
4- सेल्स रिटर्न डे बुक
ग्राहकों द्वारा लौटाए गए सामान को सेल्स रिटर्न डे बुक में दर्ज़ किया जाता है।
5. कैश डे बुक
कैश या चेक द्वारा किए गए सभी लेन-देन को कैश डे बुक में दर्ज़ किया जाता है।
बिज़नेस अकाउंटिंग में उपयोग होने वाले डे बुक का सामान्य फ़ॉर्मैट
डे बुक रिपोर्ट के प्रकार के आधार पर, कुछ अतिरिक्त फ़ील्ड जोड़े जा सकते हैं। लेकिन, किसी भी सामान्य डे बुक रिपोर्ट की बात करें तो उसमें निम्नलिखित फ़ील्ड शामिल होते हैं:
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फ़ील्ड्स |
विवरण |
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ट्रांजेक्शन डेट |
वह तारीख जिस दिन लेन-देन हुई है। |
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रेफ़रेंस नंबर |
प्रत्येक लेन-देन का एक यूनिक रेफ़रेंस नंबर होता है, जिसे इसे फ़ील्ड में भरा जाता है। |
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वाउचर नंबर |
इसमें बनाए गए वाउचर का शीर्षक, जैसे- पर्चेस इनवॉइस, क्रेडिट नोट आदि भरा जाता है। |
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अकाउंट्स |
इस फ़ील्ड में वह अकाउंट नंबर भरा जाता है, जिसमें विशिष्ट लेन-देन किया गया है। |
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डेबिट अमाउंट |
डेबिट हुआ अमाउंट इस फ़ील्ड में भरा जाता है। |
| क्रेडिट अमाउंट |
क्रेडिट हुआ अमाउंट इस फ़ील्ड में भरा जाता है। |
बिज़नेस के लिए डे बुक रिपोर्ट के लाभ
यहां डे बुक रिपोर्ट के 3 मुख्य लाभों के बारे में बताया गया है, जो निम्नलिखित हैं:
1. सही निर्णय लेने में सहायक
डे बुक रिपोर्ट, बहीखाता (Bookkeeping) प्रक्रिया को सरल बनाती है, क्योंकि बुककीपर डे बुक में दर्ज़ किए गए लेन-देन के हिसाब से बहीखाता मैनेज़ करते हैं। बहीखाता पद्धति लेन-देन संबंधी सभी रिकॉर्ड को व्यवस्थित करती है और आवश्यकता पड़ने पर उसे देखने के लिए तैयार करती है। इससे व्यवसायी अपने बिज़नेस की वित्तीय स्थिति को बेहतर तरीके से समझ सकते हैं और अपने बिज़नेस के लिए सही निर्णय ले सकते हैं।
2. कैशफ़्लो ट्रेंड को समझने में सहायक
किसी भी बिज़नेस में एक निश्चित अकाउंटिंग अवधि के दौरान आने और जाने वाले पैसों के फ़्लो को समझने के लिए कैशफ़्लो स्टेटमेंट महत्वपूर्ण होता है। बिज़नेस का सही कैशफ़्लो स्टेटमेंट तैयार करने में डे बुक प्रमुख भूमिका निभाते हैं। कैशफ़्लो स्टेटमेंट की मदद से व्यवसायी अपने बिज़नेस के कैशफ़्लो ट्रेंड को बेहतर तरीके से समझ सकते हैं।
3. बिज़नेस लोन लेने में सहायक
डे बुक रिपोर्ट, बिज़नेस के लिए संगठित वित्तीय लेन-देन के रिकॉर्ड के रूप में काम करती है। बैंक या अन्य वित्तीय संस्थान, उस बिज़नेस को आसानी से लोन देते हैं; जो अच्छा और व्यवस्थित वित्तीय लेन-देन का रिकॉर्ड प्रस्तुत करते हैं। इसलिए सही तरीक़े से मैनेज़ की गई डे बुक रिपोर्ट्स आसानी से बिज़नेस लोन लेने में सहायक होती हैं।
हर व्यवसायी के लिए बिज़नेस की डे बुक को सही तरह से मैनेज़ करना महत्वपूर्ण होता है, क्योंकि इसके कई लाभ हैं। ये बिज़नेस के लिए सही निर्णय लेने और उसे आगे बढ़ाने में काफ़ी मदद करती है। वर्तमान में कई ऐप उपलब्ध हैं, जिनकी मदद से डे बुक को डिजिटली बनाया और सुरक्षित रखा जा सकता है। डे बुक को डिजिटली मैनेज़ करने का एक सबसे बड़ा फ़ायदा यह है कि उसे कभी भी और कहीं भी देखा और एक्सेस किया जा सकता है।
MyBusiness ऐप डे बुक मैनेज़ करने के साथ-साथ अन्य कई सुविधाएं भी प्रदान करती है। इसकी मदद से आसानी से पेमेंट लिंक के साथ GST वाली बिल और इनवॉइस बनाई जा सकती है, GSTR-1 फ़ाइल किया जा सकता है और GST संबंधी कई महत्वपूर्ण रिपोर्ट्स भी देखी जा सकती है। साथ ही बिज़नेस के लिए करेंट अकाउंट खुलवाया जा सकता है और अपने बिज़नेस को तेज़ी से आगे बढ़ाया जा सकता है।